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今日は「ホウレンソウ」の話です。
と言っても、私が畑で作っている自慢の「無農薬のほうれん草」のことではありません。
「報告･連絡･相談」のことです。それぞれの頭文字をとって「ホウレンソウ」と呼んでいます。
この「ホウレンソウ」とはどういうことなのか、そして何が大切なのか、
ということを皆さんと一緒に考えて見ましょう。
まず、「ホウレンソウ」の定義とその意味です。
報告；基本的に業務に関する事柄について、その現状、問題、結果などを伝えること。
アクションを起こすかどうかは、報告の受け手が決めることが多い。
部下が上司に対して行うもの、と言う考え方が強いが上司から部下に対して行うことも重要。
連絡；関係者に事実を伝えること。
伝える相手にアクションを促すことが多い。
連絡に上下の関係はなく、スピードと伝達確実さが何より重要。連絡は業務の必須事項。
相談；業務および個人的な事柄についての問題を伝え、解決策を求めること。
アクションは相談する側が起こすことが多い。
部下が上司に相談するのが一般的だが、双方向が望ましい。
以前、「コミュニケーションはキャッチボール」と言うことを言いましたが、「ホウレンソウ」も同じです。
「ホウレンソウ」が慢性的に不足すれば、組織全体の情報の循環が滞り、機能不全に陥ります。
野菜の「ほうれん草」は栄養も豊富です。
これをとることを忘れてしまうと、病気になりやすくなるのと同じで、
「ホウレンソウは組織の栄養源」ともいえます。
上司と部下の間で「ホウレンソウ」がきちんとなされていないと、
チームワークが乱れて仕事の能率が低下したり、小さなミスが大きな問題に発展するなど、
業務に対するさまざまな支障が生じたりします。
最近は口頭ベースと言うより、メールなどで「連絡」を行うケースが増えています。
その場合でも、
①相手に連絡が伝わったか、必ず確認する
②連絡を受けたらスピーディに返事をする、事が大事です。
単純に「メールで連絡済み」とせずに、大事なことに関しては必ず電話でフォローしてください。
また、「24時間以内に返事をする」ことも自分のルールとして確立してください。
「ホウレンソウ」は、組織内で発生するさまざまなリスクを最小限に抑え、
仕事を順調に進めるために欠かせないものなのです。
私も含めて、皆さん一人ひとりがこの「ホウレンソウ」を確実に行うことにより、
部門内外のコミュニケーションは一段と改善されるはずです。
日常の自分の行動を振り返り、この「ホウレンソウ」が実施できているかどうかを考えて見てください。
そして、確実に実行して行くようにしましょう。
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